Forskrift om journal ved familievernkontorene

Kapittel 1. Forskriftens områdeKapittel 1. Forskriftens område

§ 1 Forskriftens områdeForskriftens område

Endret ved forskrifter 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018), 27 juni 2018 nr. 1057 (i kraft 20 juli 2018).

Denne forskrift gjelder journalføring og protokollføring ved familievernkontorene. Med familievernkontor menes virksomhet som kommer inn under lov 19. juni 1997 nr. 62 om familievernkontorer.

Forskriften kommer til anvendelse på familievernkontorer som drives av den statlige regionale familievernmyndigheten eller den som statlig regional familievernmyndighet inngår avtale med om drift av familievernkontorer.

Plikten til å føre journal gjelder ansvarlig behandler.

Leder ved et familievernkontor har et overordnet ansvar for at journal blir ført og oppbevart i samsvar med forskriften her, etter personopplysningsloven med forskrifter og etter forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlig arkiv.

Kapittel 2. Regler for klientjournalKapittel 2. Regler for klientjournal

§ 2 Plikt til å informere om journalføring og om bruk av journalopplysningerPlikt til å informere om journalføring og om bruk av journalopplysninger

Ansvarlig behandler plikter å informere klienten(e) om at det blir ført journal og om at journalopplysninger kan bli nyttet til statistiske formål, jf. § 6.

§ 3 Føring og arkiveringFøring og arkivering

Endret ved forskrift 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018).

Det skal føres journal over hver klientenhet. Med klientenhet menes par, familier og enkeltklienter.

Det skal opprettes ny journal for samme klientenhet når det tas ny kontakt med kontoret mer enn 6 måneder etter siste kontakt. Det skal også opprettes ny journal når det tas kontakt innen 6 måneder etter forrige kontakt og det i hovedsak er en ny problemstilling som presenteres for kontoret.

Helsepersonell som fører journal etter denne bestemmelsen, plikter ikke å føre journal for den enkelte klienten etter lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. § 39.

Ved føring av felles klientjournal bør ansvarlig behandler av hensyn til klientenes innsynsrett etter § 12 i lov om familievernkontorer søke å skille ut opplysninger som bare gjelder den enkelte og ikke føre disse på en måte som gjør at de er å anse som fellesopplysninger.

Journal skal føres fortløpende, dokumentene skal nummereres og enhver innføring dateres. Det skal gå klart frem hvem som fører journalen.

Journal kan føres manuelt eller elektronisk. Journalopplysninger som er ført elektronisk, skal sikres gjennom godkjente backup- og lagringssystemer, jf. forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv § 9 – § 11 og forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 3-1.

§ 4 Journalens innholdJournalens innhold

Endret ved forskrift 27 juni 2018 nr. 1057 (i kraft 20 juli 2018).

Det er bare relevante og nødvendige opplysninger som skal registreres i tilknytning til den enkelte sak, jf. personopplysningsloven med forskrifter. Journalen skal gi riktige og tilstrekkelige opplysninger om klienten eller klientenheten, forhold av betydning for den hjelp klienten/klientenheten trenger og den behandling som gis.

navn på den som henvender seg til kontoret

navn på den/de som møter til samtale

fødselsdato

kjønn

sivilstand

barn

adresse/bostedskommune

telefon

ev. henvisende instans/anbefalt av

§ 5 ArbeidsdokumenterArbeidsdokumenter

Endret ved forskrift 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018).

Ansvarlig behandler skal særskilt vurdere hvorvidt arbeidsdokumenter skal inngå som del av journal.

Arbeidsdokumenter i familievernet kan være lydbånd fra samtale, videobånd fra terapisituasjon, visuell illustrasjon i form av «flip-over»-ark, klientenes egne tegninger, notater mv. Lydbånd- og videopptak krever samtykke fra klienten/klientene. Arbeidsdokumenter som ikke inngår i journal, skal sikres i samsvar med bestemmelsene i kap. II i forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv. Dokumentene bør dateres, nummereres, signeres og knyttes opp mot klientjournalen. Disse slettes når klientkontakten avsluttes og senest 1 måned etter siste kontakt.

Til spesielle formål som undervisning og forskning kan det avtales lengre oppbevaringstid. Dette krever klienten(e)s samtykke. En avtale om utvidet bruk må regulere i hvilke sammenhenger materialet kan brukes og tidfeste når materialet skal slettes.

§ 6 Bruk av journalopplysningerBruk av journalopplysninger

Journal skal nyttes som ledd i kontorets klientbehandling. Opplysningene kan også nyttes til planlegging og til utarbeidelse av statistikk. Det statistiske materialet skal ikke inneholde opplysninger som direkte eller indirekte kan tilbakeføres til enkeltpersoner.

Ved bruk av journalen skal det utvises forsiktighet, slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet.

§ 7 Adgang til journal – oppbevaringAdgang til journal – oppbevaring

Endret ved forskrifter 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018), 26 jan 2022 nr. 130.

Bare ansatte ved det enkelte familievernkontor som har behov for opplysningene i sitt arbeid, skal ha tilgang til journal.

Den enkelte behandler skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med. Når flere av de ansatte arbeider i team, skal de ha tilgang til opplysninger vedrørende «fellesklienter». Leder skal ha tilgang til samtlige journaler. Utover dette skal journalene bare være tilgjengelige for de ansatte i den utstrekning det er nødvendig av hensyn til klientkontakten eller til administrasjonen av kontoret.

Statsforvalteren har rett til innsyn i journal i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven, jf. lov om familievernkontorer § 3.

Journal skal oppbevares betryggende slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet, jf. § 7 i forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv.

Dersom det nyttes elektronisk journalføring, skal det enkelte kontor sikre seg mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. Skrivere og terminaler mv. skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke kan finne sted.

§ 8 Innsyn i journal og utlevering av opplysninger fra journalenInnsyn i journal og utlevering av opplysninger fra journalen

Klienters rett til innsyn er regulert i lov om familievernkontorer § 12.

Når den person opplysningene gjelder har gitt skriftlig samtykke.

Når opplysningene gis i form av anonymiserte statistikkskjema til bruk for videre bearbeiding av materialet. Statistikkskjemaene skal i så fall makuleres etter bearbeidelse.

For øvrig kan utlevering skje når lovbestemt taushetsplikt ikke er til hinder for dette og mottakeren med hjemmel i lov eller forskrifter gitt med hjemmel i lov, kan kreve opplysningene utlevert.

§ 9 Retting, sletting og supplering av opplysningerRetting, sletting og supplering av opplysninger

journalen inneholder feilskrift/objektiv feil

det er åpenbart at opplysningene er irrelevante, utilbørlige eller feilaktige

journal er opprettet på en person uten at det foreligger et klientforhold.

Sletting kan likevel ikke skje dersom opplysningen har vært av betydning i klientforholdet og i henhold til denne forskriften skal dokumenteres.

Dersom en klient mener at journalen inneholder feilaktige eller mangelfulle opplysninger eller utilbørlige utsagn om ham/henne, kan vedkommende be om retting eller sletting. Avslår ansvarlig leder retting eller sletting, skal kravet anmerkes i journalen og klienten gjøres kjent med at han/hun kan klage. Etter å ha innhentet uttalelse fra Datatilsynet avgjør klageinstansen om retting/sletting skal foretas og i tilfelle hvordan. Riksarkivaren må i slike tilfeller høres før et eventuelt vedtak fattes dersom det er i strid med bevaringsbestemmelser i medhold av arkivloven.

Kapittel 3. Regler for meklingsarkivKapittel 3. Regler for meklingsarkiv

§ 10 DefinisjonerDefinisjoner

Med meklingsarkiv menes meklingsprotokoll, meklingsattest og korrespondanse knyttet til den enkelte mekling.

§ 11 Plikt til å informere om registrering av opplysninger og om bruk av opplysningenePlikt til å informere om registrering av opplysninger og om bruk av opplysningene

Ansvarlig mekler plikter å informere partene om at det blir registrert opplysninger og om at opplysninger kan bli nyttet til statistiske formål, jf. § 13.

§ 12 Føring og arkiveringFøring og arkivering

Plikten til å føre klientjournal etter denne forskriften gjelder ikke ved mekling etter lov 4. juli 1991 nr. 47 om ekteskap § 26 og etter lov 8. april 1981 nr. 7 om barn og foreldre § 51.

Mekleren skal føre egen protokoll over innkomne begjæringer om mekling, jf. forskrift 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven.

Kapittel 4. Bevarings- og kassasjonsbestemmelserKapittel 4. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser

§ 15 BevaringBevaring

Endret ved forskrift 11 april 2019 nr. 498.

Klientjournaler oppbevares i 3 år etter at klientforholdet er avsluttet.

Meklingsarkivet med meklingsprotokollene og meklingsattestene oppbevares i 3 år etter at mekling er gjennomført.

Korrespondanse knyttet til meklingsarbeidet og klientarbeidet kasseres senest 1 år etter at henholdsvis klientforholdet og meklingen er avsluttet og gjennomført eller oppbevares så lenge det har administrativ betydning.

Saksarkivet er underlagt bevarings- og kassasjonsbestemmelsene fastsatt i lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 9.

§ 16 (Opphevet)(Opphevet)

Opphevet

Opphevet ved forskrift 11 april 2019 nr. 498.

Kapittel 5. Forskjellige bestemmelserKapittel 5. Forskjellige bestemmelser

§ 18 UnntakUnntak

Departementet kan gjøre unntak fra bestemmelser i denne forskrift når særlige grunner foreligger.

§ 19 IkrafttredelseIkrafttredelse

Denne forskriften trer i kraft 1. januar 2008.

Fra samme dato oppheves forskrift 23. oktober 1998 nr. 1034 om journalføring ved familievernkontorene.

Endringshistorikk

4 endringer siden 2001

Forskrift om endring i forskrifter og vedtak som følge av endring av navn fra «fylkesmannen» til «statsforvalteren»

Kunngjort:: 28. januar 2022
Kunngjøringsnummer:: 2022-0117
Ikrafttredelse:: 2022-01-26
Ansvarlig departement:: Barne- og familiedepartementet

Endr. i forskrift om journal ved familievernkontorene

Kunngjort:: 12. april 2019
Kunngjøringsnummer:: 2019-0299
Ikrafttredelse:: 2019-04-11
Ansvarlig departement:: Barne- og likestillingsdepartementet

Endr. i forskrift om journal ved familievernkontorene mv.

Kunngjort:: 28. juni 2018
Kunngjøringsnummer:: 2018-0659
Ikrafttredelse:: Når personopplysningsloven trer i kraft
Ansvarlig departement:: Barne- og likestillingsdepartementet

Forskrift om offentlege arkiv

Kunngjort:: 18. desember 2017
Kunngjøringsnummer:: 2017-1339
Ikrafttredelse:: 2018-01-01
Ansvarlig departement:: Kulturdepartementet

Kilde: Norsk Lovtidend via Lovdata (api.lovdata.no)

Forskrift om journal ved familievernkontorene

Kapittel 1. Forskriftens områdeKapittel 1. Forskriftens område

§ 1 Forskriftens områdeForskriftens område

Kapittel 2. Regler for klientjournalKapittel 2. Regler for klientjournal

§ 2 Plikt til å informere om journalføring og om bruk av journalopplysningerPlikt til å informere om journalføring og om bruk av journalopplysninger

§ 3 Føring og arkiveringFøring og arkivering

§ 4 Journalens innholdJournalens innhold

§ 5 ArbeidsdokumenterArbeidsdokumenter

§ 6 Bruk av journalopplysningerBruk av journalopplysninger

§ 7 Adgang til journal – oppbevaringAdgang til journal – oppbevaring

§ 8 Innsyn i journal og utlevering av opplysninger fra journalenInnsyn i journal og utlevering av opplysninger fra journalen

§ 9 Retting, sletting og supplering av opplysningerRetting, sletting og supplering av opplysninger

Kapittel 3. Regler for meklingsarkivKapittel 3. Regler for meklingsarkiv

§ 10 DefinisjonerDefinisjoner

§ 11 Plikt til å informere om registrering av opplysninger og om bruk av opplysningenePlikt til å informere om registrering av opplysninger og om bruk av opplysningene

§ 12 Føring og arkiveringFøring og arkivering

Kapittel 4. Bevarings- og kassasjonsbestemmelserKapittel 4. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser

§ 15 BevaringBevaring

§ 16 (Opphevet)(Opphevet)

Kapittel 5. Forskjellige bestemmelserKapittel 5. Forskjellige bestemmelser

§ 18 UnntakUnntak

§ 19 IkrafttredelseIkrafttredelse

Endringshistorikk

Kapittel 1. Forskriftens områdeKapittel 1. Forskriftens område

§ 1 Forskriftens områdeForskriftens område

Kapittel 2. Regler for klientjournalKapittel 2. Regler for klientjournal

§ 2 Plikt til å informere om journalføring og om bruk av journalopplysningerPlikt til å informere om journalføring og om bruk av journalopplysninger

§ 3 Føring og arkiveringFøring og arkivering

§ 4 Journalens innholdJournalens innhold

§ 5 ArbeidsdokumenterArbeidsdokumenter

§ 6 Bruk av journalopplysningerBruk av journalopplysninger

§ 7 Adgang til journal – oppbevaringAdgang til journal – oppbevaring

§ 8 Innsyn i journal og utlevering av opplysninger fra journalenInnsyn i journal og utlevering av opplysninger fra journalen

§ 9 Retting, sletting og supplering av opplysningerRetting, sletting og supplering av opplysninger

Kapittel 3. Regler for meklingsarkivKapittel 3. Regler for meklingsarkiv

§ 10 DefinisjonerDefinisjoner

§ 11 Plikt til å informere om registrering av opplysninger og om bruk av opplysningenePlikt til å informere om registrering av opplysninger og om bruk av opplysningene

§ 12 Føring og arkiveringFøring og arkivering

Kapittel 4. Bevarings- og kassasjonsbestemmelserKapittel 4. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser

§ 15 BevaringBevaring

§ 16 (Opphevet)(Opphevet)

Kapittel 5. Forskjellige bestemmelserKapittel 5. Forskjellige bestemmelser

§ 18 UnntakUnntak

§ 19 IkrafttredelseIkrafttredelse

§ 13 Bruk av opplysningerBruk av opplysninger

§ 14 Adgang til meklingsarkiv – oppbevaringAdgang til meklingsarkiv – oppbevaring

§ 17 KassasjonKassasjon

Endringshistorikk